Adjoint ou adjointe à la direction - Bureau de la présidente-directrice générale

CISSS-AT MRC ROUYN-NORANDA

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1 poste à combler dans la MRC de Rouyn-Noranda - 7630

Emploi Temps complet permanent

Quart de travail de jour – Temps complet

Rémunération : 23.12 $ à 28.31$

Attribution: Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions de la personne qu'elle assiste auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Elle assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Fonctions spécifiques

COORDINATION DES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES DU BUREAU DE LA PRÉSIDENTE-DIRECTRICE GÉNÉRALE

·      Assure le traitement de l’information, courrier papier/électronique et téléphone, en la transmettant aux directions concernées ;

·      Tient à jour l'agenda (écrit et électronique), les réservations et les déplacements de la présidente-directrice générale et supervise l’organisation des réunions et des rencontres ;

·      Traite les communications téléphoniques qui s’adressent à la présidente-directrice générale ;

·      Gère les demandes associées au traitement du courrier ministériel et en assure les suivis incluant le suivi des redditions de comptes du ministère ;

·      Assure le traitement et le suivi du courrier du bureau de la présidente-directrice générale dans les délais prescrits ;

·      Prépare les rencontres des comités sous la responsabilité de la présidente-directrice générale tel que le comité consultatif au PDG, les rencontres avec les fondations, etc., autre que le comité de direction : élabore l’ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux ou les comptes rendus et assure les suivis qui en découlent ;

·      Assurer la coordination administrative et logistique ainsi que le soutien clérical et administratif du conseil d’administration et du comité de gouvernance et d’éthique en l’absence de la conseillère-cadre – volet soutien administratif au bureau de la présidente-directrice générale ;

·      Contribue et participe à l’organisation de diverses activités reliées aux fonctions de la présidente-directrice générale ;

·      Étudie certains dossiers et prépare un projet de réponse en tenant compte de l’avis de la présidente-directrice générale sur le sujet ;

·      Participe à toute étude et prépare toute recommandation qui peut lui être demandée sur les sujets de sa compétence ;

Révise les textes soumis pour la signature de la présidente-directrice générale afin de s’assurer qu’ils sont en lien avec les orientations de l’organisation et vérifie l’exactitude de la syntaxe, de l’orthographe et de la clarté du texte et effectue les validations requises selon le type de document ;

·      Assure de bons liens avec l’équipe ministérielle, la population, les partenaires et les intervenants politiques ;

·      Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs de la direction générale ;

·      Voit à la mise à jour des politiques et des règlements du bureau de la présidente-directrice générale ;

·      Voit au respect des règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers du bureau de la présidente-directrice générale ;

·      Voit au respect du guide de mise en page et du Programme d’identification visuelle du gouvernement du Québec (PIV) applicables à l’établissement ainsi qu’à la qualité du français des documents de la direction ;

·      Assure l’accueil du nouveau personnel de la direction générale (aménagement du bureau, présentation des documents d’accueil de la direction, vérification des accès informatiques et techniques requis, autres) ;

·      Assure le suivi, la signature et l’archivage des ententes et contrats de l’ensemble de l’établissement.

·      Assure la validation et le suivi des affichages de postes des directions sous la présidente-directrice générale et procède à l’autorisation d’affichage ;

·      Collaboration à l’implantation, à la mise à jour et au suivi du nouveau système de gestion documentaire ;

·      Assure les fonctions de superutilisateur Ultima 2 ;

·      Assurer le suivi du processus de déclassement dans les entrepôts et l’archivage annuel des documents des directions cliniques en collaboration avec les adjointes à la direction des directeurs ;

·      Accomplit toute autre tâche à la demande de la présidente-directrice générale.

Exigences :

Conditions d’admission :
• Doit détenir un DEP en secrétariat, bureautique ou son équivalent ou autre diplôme reconnu par le MSSS pertinent à la fonction ou détenir un diplôme d'études postsecondaires jugé pertinent ;
• Tests en lien avec la fonction : tous les tests reliés au titre d’emploi : adjointe à la direction ;
• Doit posséder un (1) an d’expérience à titre d’agente administrative classe 1 – secrétariat dans l’établissement.

CONNAISSANCES REQUISES :
• Bonne connaissance des méthodes et de la gestion des activités courantes d’un bureau de direction ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Capacité de synthèse, de rédaction de correspondance et de comptes rendus ;
• Très bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook. ;
• Maîtrise de l’utilisation des systèmes technologiques (ZOOM, TEAMS, IRIS) ;
• Bonne connaissance du fonctionnement du réseau de la santé et des services sociaux, des lois et règlements régissant les activités de l’établissement, des mécanismes de consultations publiques et de participation de l’établissement, des procédures des assemblées délibérantes, des processus administratifs et de décision de l’établissement ;
• Bonne connaissance en communications et relations publiques.

Remarques :

Avantages sociaux :
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Régime d’assurances collectives
• Régime d’avantages sociaux
• Possibilité de cheminement dans l’organisation

Inscription : Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir une lettre d’intention, leur curriculum vitae et une copie de leurs diplômes à l’adresse suivante : https://www.cisss-at.gouv.qc.ca/emplois-disponibles/

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Seules les candidatures retenues seront contactées.

Le CISSS de l'Abitibi-Témiscamingue applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

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